Brainum zoekt een Office Spider

Office Spider (12-20u)

Ben jij secuur, organisatorisch sterk, heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel en ben je niet bang voor mensen? Regel jij graag, vaak en makkelijk, is vriendelijk zijn je aangeboren talent, wil jij je collega’s ondersteunen en wil je ook je eigen projecten doen? Doe jij alles wat wij nu niet of half doen graag goed en liefst veel beter? Kortom, ben jij onze officiële spin in het Brainumiaanse web die zorgt dat alles hier op kantoor lekker reilt en zeilt als een geoliede machine? Dan bieden wij je een leuke baan in een actief en dynamisch bedrijf!

Brainum is een snelgroeiende organisatie, die gespecialiseerd is in het ontwikkelen en implementeren van belangrijke software voor tankopslag- en (olie)handelsbedrijven, in binnen- en buitenland. Onze unieke software brengt onze klanten ‘Peace of mind’. Die relaxedheid willen wij ook. Als spin in het web zorgt de office spider voor die georganiseerde rust – waardoor iedereen datgene kan doen waar hij of zij zich op wil en zou moeten focussen. Als office backbone maak jij dus direct het verschil!

Als office spider speel je een cruciale rol in de verdere professionalisering van Brainum; een unieke kans om grote impact te hebben!

Wat ga je doen?

  • Je bent facilitair in charge. Je regelt de lunch, plaatst bestellingen, bestelt de taart en stuurt de geboortekaartjes
  • Je bent onze minimalistische secretaresse/ secretaris. Mail bijhouden kunnen we echt wel zelf, maar jij mag onze reizen boeken, uitjes organiseren en kerstpakketten regelen. Misschien dat we je ook vragen om zo nu en dan onze verhitte discussies vast te leggen. Post ophalen en verwerken, en facturen verwerken hoort daar natuurlijk ook bij.
  • Je bent ons gezicht. Je ontvangt bezoekers, neemt de telefoon op en belt veel met onze leuke klanten in binnen en buitenland. Ook als ze facturen niet betalen.
  • Je bent onze organisatie. Jij organiseert onze gedeelde documenten, houdt klant en projectinformatie bij en wordt CRM-baas. Je houdt de organisatiekalender bij en versiert de kerstboom. Daarnaast ben je ook het sleutel-opperhoofd en het plantenbaasje.
  • Je voert inkomende en uitgaande facturen in en je verwerkt de maandelijkse salarissen en declaraties.
  • Je bent ons operationele P&O aanspreekpunt. Je voert de verlofadministratie. Je verwerkt en controleert de declaraties, regelt trainingen en opleidingen en Vodafone is je grootste vriend, maar Coolblue en Dell bel je ook heus wel.
  • Je bent onze marketing assistent. Je organiseert onze beursdeelname, belt prospects na, en je zorgt dat de flyers gedrukt worden.
  • En als je dan een keer niets te doen hebt? Dan staan wij zeker open voor jouw initiatief!

Het team en de afdeling

Als office spider rapporteer je aan de directeur, die zich vooral bezighoudt met Sales. In jouw rol als organisatorische spil, heb je dagelijks natuurlijk ook veelvuldig contact met je andere collega’s en natuurlijk ook met onze klanten!

De functie-eisen:

  • Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau (liefst HBO)
  • Je beschikt over een flinke dosis enthousiasme
  • Je bent zeer klantgericht, open, transparant, collega-vriendelijk en hebt een sociale antenne.
  • Je bent organisatiesensitief, geïnteresseerd in anderen en bouwt makkelijk relaties op.
  • Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Je hecht waarde aan kwaliteit en efficiëntie en hebt oog voor detail.
  • Ook als het druk en hectisch is, ga jij op je doelen af.
  • Je werkt ordelijk, en weet ook adhoc issues aan te pakken. Je bent een doener – maar niet zonder te denken
  • Je bent een ‘Self-starter’, je bent in staat om met minimale begeleiding te werken, en kunt ook samenwerken
  • Je kunt een balans vinden tussen routinematig werk (die lunch is er iedere dag weer) en ‘projectjes’.
  • Je bent proactief en flexibel

De arbeidsvoorwaarden:

  • Een vaste aanstelling (in overleg 12–20 u)
  • Flexibele werktijden (in overleg)
  • Een markconform salaris, afhankelijk van ervaring
  • Een werkplek in ons nieuwe kantoor in Utrecht
  • Een trainingsbudget per jaar dat 60% boven het Nederlands gemiddelde ligt
  • Reiskostenvergoeding en een laptop van de zaak
  • De bedrijfslunch wordt dagelijks verzorgd door Brainum, koffie komt uit de JURA® automaat en diverse frisdranken staan in de koelkast. Bier is alleen voor de borrel op vrijdagmiddag 😉

De toekomst

Die blijft natuurlijk moeilijk voorspelbaar, maar gegeven onze groei en verdere ambitie verwachten we dat deze functie uitdagend genoeg blijft. Zo is er voldoende ruimte voor verschillende projecten (gerelateerd aan marketing, beurzen, website, hrm etc.) en kun je mogelijk (als project assistent) ook ondersteuning bieden bij grotere klant projecten.

Selectieprocedure

Stuur je cv en motivatie naar jobs@brainum.com. Cv’s zonder motivatie worden niet in behandeling genomen. Zet in het onderwerp van je sollicitatie het woord schroefdop.

Een competentietest, een assessment, het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening kunnen deel uitmaken van het selectieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt geheel niet op prijs gesteld.

Brainum

Brainum is een compacte, succesvolle en (uiterst) snelgroeiende organisatie, gespecialiseerd in het ontwikkelen en implementeren van bedrijfskritische software voor tankopslag- en (olie)handelsbedrijven. Deze door Brainum zelf ontwikkelde software ‘QINO’ brengt onze klanten overzicht, structuur en controle in de processen en ontlast daarmee de bedrijfsvoering. Brainum transformeert van een start-up naar een agile, volwassen organisatie en is dus volop in beweging. En om alles tot in detail te regelen hebben we jou nodig. Bouw jij mee?